大型會議籌備，我們最有發(fā)言權(quán)！
截至2018年，中國溫室產(chǎn)業(yè)大會已經(jīng)舉辦了17屆。每年的年會，我們都努力打造成一場饕餮盛宴，但每次都會為“食材”煞費(fèi)苦心。實(shí)際上，絕大部分會議的成功與否，不僅取決于會議舉行那幾天的輻射面和影響力，更大程度上也取決于會前的充分準(zhǔn)備。
2005年會，展板照片
尤其是對于中國溫室產(chǎn)業(yè)大會這種跨地域、跨時差、跨語言的國際性盛會來說，會前準(zhǔn)備更加重要。成功的年會，主題鮮明、內(nèi)容明確，參會人員眾多、大咖云集、觀眾熱情高漲、秩序井然，賓至如歸、每個人都有獲得感，正所謂“臺上三天會，臺下百日功”，這是與大量細(xì)致、繁雜、辛勤的后勤工作是息息相關(guān)的。
2006年會，工作人員正在準(zhǔn)備茶歇點(diǎn)心
2009年會，工作人員在緊張忙碌著
2011年會簽名墻
本期，我們將分享一些年會籌備經(jīng)驗，致敬那些默默無聞的幕后人員！
一、籌備期：劃分重點(diǎn)，制定方案，各司其職
2012年會報到現(xiàn)場
籌備期作為年會的組織綱要，主要圍繞以下三個方面進(jìn)行：
1．確定會議主題、論壇、規(guī)模
我們首先要確定的是會議目標(biāo)。對于年會，我們需要知道今年的會議主題是什么，需要達(dá)到什么樣的目的，想得到什么樣的結(jié)果。根據(jù)年會主題，再確定院士論壇及各個分論壇的討論主題。根據(jù)制定的目標(biāo)，我們會逐步啟動年會招商，確定贊助商、參會人數(shù)及年會規(guī)模、酒店，為下一步工作做好鋪墊。
2013年會報到現(xiàn)場
2013年會茶歇處
2、制定年會方案
在年會召開前3-4個月，對會議的規(guī)模、時間、地點(diǎn)設(shè)施、內(nèi)容、議程、日程、組織形式、會議文件、經(jīng)費(fèi)、后勤服務(wù)等要素做出初步安排，保證年會籌備工作的順利進(jìn)行，取得圓滿的預(yù)期效果?；旧?，我們的團(tuán)隊每周必須要開一次碰頭會，一事一議，這也是發(fā)現(xiàn)問題、討論問題、解決問題的一個過程。
2014年會，參會嘉賓在報到處咨詢
3、確定各個會務(wù)小組，各司其職
我們按照團(tuán)隊職責(zé)，將人員劃分為招商組、會務(wù)組、后勤組、新聞報道組等。這幾個小組的劃分，主要是為會議提供詳盡的服務(wù)，負(fù)責(zé)策劃、制訂和落實(shí)方案，起到上傳下達(dá)的樞紐作用。包括確定會議舉辦地點(diǎn)、參觀路線選擇、中心內(nèi)容、人員，邀請參會嘉賓及相關(guān)機(jī)構(gòu)，組織和編制年會手冊、招商項目資料、嘉賓資料，宣傳簽約項目、年會元素設(shè)計，組織安排參會嘉賓的出入境、行程、酒店食宿安排、會場布置、會議主持、來賓主持、新聞發(fā)布等多項工作。
2014年會報到現(xiàn)場
二、實(shí)施期：宣傳推廣、招商和邀請
實(shí)施期在整個年會的流程中至關(guān)重要，其中的每一個小細(xì)節(jié)都影響著年會是否能順利進(jìn)行。與籌備期一樣，實(shí)施期也主要圍繞著三個方面進(jìn)行。
2015年會，參會嘉賓在報到處合影
1、宣傳推廣
為使年會達(dá)到最佳效果，取得圓滿成功，新聞報道小組會針對不同的參會人員在不同的媒體平臺上對年會進(jìn)行廣泛宣傳，包括雜志、網(wǎng)站、公眾號、微博、論壇、頭條號、百家號等。例如，對于年輕群體，主要的宣傳平臺是公眾號、微博、視頻等網(wǎng)絡(luò)媒體，對于參會嘉賓、企業(yè)負(fù)責(zé)人和高層、新聞屆人士，我們選擇的是傳統(tǒng)的雜志。
2015年會報到現(xiàn)場
按照宣傳重點(diǎn)來劃分，分為預(yù)熱期、高潮期、維熱期，每個時期的宣傳重點(diǎn)各有側(cè)重。另外，為體現(xiàn)我們年會的專業(yè)化，在年會召開期間，新聞宣傳小組還負(fù)責(zé)新聞稿的撰寫、宣傳資料、年會中心內(nèi)容簡介、背景材料、現(xiàn)場圖片等，使得年會宣傳達(dá)到最大化。值得一提的是，宣傳推廣自啟動后，在年會結(jié)束后仍會持續(xù)一段時間，整個期限可長達(dá)半年。
2015年會，工作人員緊張的忙碌著
2、招商
招商是我們把夢想變成現(xiàn)實(shí)的關(guān)鍵一步，包括年會贊助和參展。
參展分為企業(yè)展示、交易洽談、宣傳推廣等，我們必須詳細(xì)的制定一份參展計劃，把所有應(yīng)該考慮的，可能涉及的問題一網(wǎng)打盡，給出十分明確清楚并且卓有成效的答案。具體而言，就是明確展位、確定參展內(nèi)容、策劃參展方法、辦妥參展手續(xù)、設(shè)計運(yùn)作流程，使現(xiàn)場的接待、講解、洽談、簽約活動井然有序，讓參展商達(dá)到會商目的。
年會贊助部分，盡快提供年會的策劃方案和報價。按照等級，我們將招商目標(biāo)劃分為獨(dú)家冠名、高級贊助商、贊助商以及晚宴贊助商，每個等級的贊助，提供的服務(wù)也不盡相同。
2016年會，工作人員正緊張準(zhǔn)備著會議資料
3、邀請
會議成功的一個評判標(biāo)準(zhǔn)是人氣高不高。為保證重點(diǎn)、表達(dá)誠意，達(dá)到既定目標(biāo)，年會的實(shí)施應(yīng)有目的、有選擇地向有關(guān)單位或人士發(fā)出邀請函。
1）向各大農(nóng)業(yè)高校、學(xué)院發(fā)出邀請函；
2）向設(shè)施園藝知名人士發(fā)出邀請函；
3）向行業(yè)內(nèi)企業(yè)負(fù)責(zé)人、高層發(fā)出邀請函；
4）向行業(yè)協(xié)會、商會組織負(fù)責(zé)人發(fā)出邀請函；
5）向當(dāng)?shù)赜杏绊懥Φ膱罂?、電臺、電視臺記者發(fā)出邀請函；
……
2016年會，工作人員正在分裝資料
邀請函的發(fā)送，可通過媒體平臺、郵箱、傳真、郵寄的方式，隨函附上年會宣傳介紹材料、招商項目簡介和參會回執(zhí)。
三、年會準(zhǔn)備、召開與善后
最緊張的時候到了！
2017年會報到現(xiàn)場
這個階段是檢驗我們一整年的成績，各個環(huán)節(jié)都馬虎不得，稍有不慎就有可能賓主不歡！具體包括：
會前
1、機(jī)場、車站接送，專人、專車分批分時段按要求接站；
2、會場布置、協(xié)助參展商進(jìn)行展位布置；
3、會議酒店現(xiàn)場，會務(wù)組對參會人員進(jìn)行參會登記、發(fā)放會議材料以及來賓接待；
4、嘉賓與贊助商的登記與房間分配，確認(rèn)VIP用房及整理有關(guān)信息，會務(wù)組分發(fā)會議禮品及房間水果派送等；
5、會務(wù)組確定用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水等工作；
6、提前和會議代表確認(rèn)年會日程安排，并為參會人員的業(yè)務(wù)時間提供參考，比如提供吃、住、行、游、購、娛等方面信息；
7、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作；
8、協(xié)調(diào)年會期間的交通工具的安排；
……
2017年會報到現(xiàn)場
會中
1、保障年會順利召開的各個方面，如參會嘉賓出席、會場秩序、會場安全等；
2、聯(lián)系當(dāng)?shù)孛襟w，保證新聞界的朋友出席；
3、年會的日常安排、記錄安排、后勤安排；
4、年會考察項目的銜接；
……
2018年會報到現(xiàn)場
會后
1、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)；
2、年會的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理；
3、年會材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、新聞報道材料、代表通訊錄的匯總和印刷；
4、與年會相關(guān)各方的費(fèi)用結(jié)算工作。
……
以上就是年會組織工作的簡單流程。需要提醒的是：
1、年會籌備是一項耗時耗力的工作，工作人員需要細(xì)心、細(xì)致、耐得住寂寞；
2、任何環(huán)節(jié)都不能一步到位，需要不停的溝通、交流，反復(fù)磋商；
3、所有工作都應(yīng)做好提前量，準(zhǔn)備好備選方案；
4、與國外參會嘉賓溝通，要注意時差；
5、新聞宣傳工作要找準(zhǔn)時機(jī)，稿件盡量豐富多樣；
6、會議地點(diǎn)選擇大小要合適、配套設(shè)施要齊全、地點(diǎn)要合理；
7、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)等工作很重要；
……
2018年會報到現(xiàn)場
不可能每一個環(huán)節(jié)都能盡善盡美，但求無愧于心。最后，祝我們的設(shè)施園藝行業(yè)發(fā)展的越來越好！
來源：華科資源 高驥遠(yuǎn)
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