大型會議籌備，我們最有發(fā)言權(quán)！
截至2018年，中國溫室產(chǎn)業(yè)大會已經(jīng)舉辦了17屆。每年的年會，我們都努力打造成一場饕餮盛宴，但每次都會為“食材”煞費苦心。實際上，絕大部分會議的成功與否，不僅取決于會議舉行那幾天的輻射面和影響力，更大程度上也取決于會前的充分準備。
2005年會，展板照片
尤其是對于中國溫室產(chǎn)業(yè)大會這種跨地域、跨時差、跨語言的國際性盛會來說，會前準備更加重要。成功的年會，主題鮮明、內(nèi)容明確，參會人員眾多、大咖云集、觀眾熱情高漲、秩序井然，賓至如歸、每個人都有獲得感，正所謂“臺上三天會，臺下百日功”，這是與大量細致、繁雜、辛勤的后勤工作是息息相關(guān)的。
2006年會，工作人員正在準備茶歇點心
2009年會，工作人員在緊張忙碌著
2011年會簽名墻
本期，我們將分享一些年會籌備經(jīng)驗，致敬那些默默無聞的幕后人員！
一、籌備期：劃分重點，制定方案，各司其職
2012年會報到現(xiàn)場
籌備期作為年會的組織綱要，主要圍繞以下三個方面進行：
1．確定會議主題、論壇、規(guī)模
我們首先要確定的是會議目標。對于年會，我們需要知道今年的會議主題是什么，需要達到什么樣的目的，想得到什么樣的結(jié)果。根據(jù)年會主題，再確定院士論壇及各個分論壇的討論主題。根據(jù)制定的目標，我們會逐步啟動年會招商，確定贊助商、參會人數(shù)及年會規(guī)模、酒店，為下一步工作做好鋪墊。
2013年會報到現(xiàn)場
2013年會茶歇處
2、制定年會方案
在年會召開前3-4個月，對會議的規(guī)模、時間、地點設(shè)施、內(nèi)容、議程、日程、組織形式、會議文件、經(jīng)費、后勤服務等要素做出初步安排，保證年會籌備工作的順利進行，取得圓滿的預期效果?；旧?，我們的團隊每周必須要開一次碰頭會，一事一議，這也是發(fā)現(xiàn)問題、討論問題、解決問題的一個過程。
2014年會，參會嘉賓在報到處咨詢
3、確定各個會務小組，各司其職
我們按照團隊職責，將人員劃分為招商組、會務組、后勤組、新聞報道組等。這幾個小組的劃分，主要是為會議提供詳盡的服務，負責策劃、制訂和落實方案，起到上傳下達的樞紐作用。包括確定會議舉辦地點、參觀路線選擇、中心內(nèi)容、人員，邀請參會嘉賓及相關(guān)機構(gòu)，組織和編制年會手冊、招商項目資料、嘉賓資料，宣傳簽約項目、年會元素設(shè)計，組織安排參會嘉賓的出入境、行程、酒店食宿安排、會場布置、會議主持、來賓主持、新聞發(fā)布等多項工作。
2014年會報到現(xiàn)場
二、實施期：宣傳推廣、招商和邀請
實施期在整個年會的流程中至關(guān)重要，其中的每一個小細節(jié)都影響著年會是否能順利進行。與籌備期一樣，實施期也主要圍繞著三個方面進行。
2015年會，參會嘉賓在報到處合影
1、宣傳推廣
為使年會達到最佳效果，取得圓滿成功，新聞報道小組會針對不同的參會人員在不同的媒體平臺上對年會進行廣泛宣傳，包括雜志、網(wǎng)站、公眾號、微博、論壇、頭條號、百家號等。例如，對于年輕群體，主要的宣傳平臺是公眾號、微博、視頻等網(wǎng)絡媒體，對于參會嘉賓、企業(yè)負責人和高層、新聞屆人士，我們選擇的是傳統(tǒng)的雜志。
2015年會報到現(xiàn)場
按照宣傳重點來劃分，分為預熱期、高潮期、維熱期，每個時期的宣傳重點各有側(cè)重。另外，為體現(xiàn)我們年會的專業(yè)化，在年會召開期間，新聞宣傳小組還負責新聞稿的撰寫、宣傳資料、年會中心內(nèi)容簡介、背景材料、現(xiàn)場圖片等，使得年會宣傳達到最大化。值得一提的是，宣傳推廣自啟動后，在年會結(jié)束后仍會持續(xù)一段時間，整個期限可長達半年。
2015年會，工作人員緊張的忙碌著
2、招商
招商是我們把夢想變成現(xiàn)實的關(guān)鍵一步，包括年會贊助和參展。
參展分為企業(yè)展示、交易洽談、宣傳推廣等，我們必須詳細的制定一份參展計劃，把所有應該考慮的，可能涉及的問題一網(wǎng)打盡，給出十分明確清楚并且卓有成效的答案。具體而言，就是明確展位、確定參展內(nèi)容、策劃參展方法、辦妥參展手續(xù)、設(shè)計運作流程，使現(xiàn)場的接待、講解、洽談、簽約活動井然有序，讓參展商達到會商目的。
年會贊助部分，盡快提供年會的策劃方案和報價。按照等級，我們將招商目標劃分為獨家冠名、高級贊助商、贊助商以及晚宴贊助商，每個等級的贊助，提供的服務也不盡相同。
2016年會，工作人員正緊張準備著會議資料
3、邀請
會議成功的一個評判標準是人氣高不高。為保證重點、表達誠意，達到既定目標，年會的實施應有目的、有選擇地向有關(guān)單位或人士發(fā)出邀請函。
1）向各大農(nóng)業(yè)高校、學院發(fā)出邀請函；
2）向設(shè)施園藝知名人士發(fā)出邀請函；
3）向行業(yè)內(nèi)企業(yè)負責人、高層發(fā)出邀請函；
4）向行業(yè)協(xié)會、商會組織負責人發(fā)出邀請函；
5）向當?shù)赜杏绊懥Φ膱罂㈦娕_、電視臺記者發(fā)出邀請函；
……
2016年會，工作人員正在分裝資料
邀請函的發(fā)送，可通過媒體平臺、郵箱、傳真、郵寄的方式，隨函附上年會宣傳介紹材料、招商項目簡介和參會回執(zhí)。
三、年會準備、召開與善后
最緊張的時候到了！
2017年會報到現(xiàn)場
這個階段是檢驗我們一整年的成績，各個環(huán)節(jié)都馬虎不得，稍有不慎就有可能賓主不歡！具體包括：
會前
1、機場、車站接送，專人、專車分批分時段按要求接站；
2、會場布置、協(xié)助參展商進行展位布置；
3、會議酒店現(xiàn)場，會務組對參會人員進行參會登記、發(fā)放會議材料以及來賓接待；
4、嘉賓與贊助商的登記與房間分配，確認VIP用房及整理有關(guān)信息，會務組分發(fā)會議禮品及房間水果派送等；
5、會務組確定用餐時間、菜單、標準、形式、酒水等工作；
6、提前和會議代表確認年會日程安排，并為參會人員的業(yè)務時間提供參考，比如提供吃、住、行、游、購、娛等方面信息；
7、確認特殊客人（含領(lǐng)導、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作；
8、協(xié)調(diào)年會期間的交通工具的安排；
……
2017年會報到現(xiàn)場
會中
1、保障年會順利召開的各個方面，如參會嘉賓出席、會場秩序、會場安全等；
2、聯(lián)系當?shù)孛襟w，保證新聞界的朋友出席；
3、年會的日常安排、記錄安排、后勤安排；
4、年會考察項目的銜接；
……
2018年會報到現(xiàn)場
會后
1、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務；
2、年會的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理；
3、年會材料、領(lǐng)導講話、代表發(fā)言、新聞報道材料、代表通訊錄的匯總和印刷；
4、與年會相關(guān)各方的費用結(jié)算工作。
……
以上就是年會組織工作的簡單流程。需要提醒的是：
1、年會籌備是一項耗時耗力的工作，工作人員需要細心、細致、耐得住寂寞；
2、任何環(huán)節(jié)都不能一步到位，需要不停的溝通、交流，反復磋商；
3、所有工作都應做好提前量，準備好備選方案；
4、與國外參會嘉賓溝通，要注意時差；
5、新聞宣傳工作要找準時機，稿件盡量豐富多樣；
6、會議地點選擇大小要合適、配套設(shè)施要齊全、地點要合理；
7、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務等工作很重要；
……
2018年會報到現(xiàn)場
不可能每一個環(huán)節(jié)都能盡善盡美，但求無愧于心。最后，祝我們的設(shè)施園藝行業(yè)發(fā)展的越來越好！
來源：華科資源 高驥遠
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